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 2.内容証明郵便の書き方

(1)用紙について

 内容証明郵便を記入するための用紙には、特に定めがありません。手書
きで作成する場合には、市販されている内容証明用の用紙を使うこともで
きます。

 ただし、内容証明郵便を出すには、まったく同一の書面を3通用意しなけ
ればなりません(相手方に1通を送り、差出人と郵便局がそれぞれ1通を保
管します)。ですので、一昔前であればカーボン紙を使って複写することが
おおくりました。

 が、現在であればパソコン・ワープロで作成した書面を3通印刷することが、
手っ取り早いでしょう。


(2)書式について

 内容証明郵便に使用できる文字は、原則として日本語だけに限られており、
英語が使えるのは固有名詞だけになっています。

 また、一枚の書面に書ける字数・行数が決まっています。具体的には、縦書
きの場合には、一行は20字以内、一枚に26行以内にしなければなりません。
横書きの場合には、「一行20字以内、一枚26行以内」という形式だけではなく、
「一行13字以内、一枚40行以内」という形式や「一行26字以内、一枚20行以
内」という形式でもかまいません。

 文字の大きさについては特に決まりはありません。当事務所では、ワープロの
12ポイント以上18ポイント以内の文字を使って作成しています。

 内容証明郵便は、余計なことを書かずに簡潔に書くことが原則です。もっとも、
枚数に制限があるわけではありませんので、長くなってもかまいません。

 実際に、簡潔に書こうとしても、上記したように一枚に書ける字数が少ないので、
どうしても数枚に渡ってしまうことも多くあります。
 そのような場合には、用紙と用紙の間に割印をした上で、綴じて作成することに
なります。

※特殊文字を使うときは、ご注意ください。たとえば、@やAなどは、原則として1
 文字ではなく2文字になります(間違えやすい所です)。


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